دفاتر کار مجازی

واگذاري دفاتر كار مجازي (SME)

نقش فناوري اطلاعات در تسهيل كسب اطلاع و برقراري ارتباط  ميان افراد و گروهها در دهكده جهاني بر كسي پوشيده نيست و صرفه جويي در زمان و هزينه از عوامل اصلي روي آوردن بشربه فناوري اطلاعات بوده است. نگاهي به كوچك و دقيق شدن واحدهاي مالي بنگاههاي اقتصادي بيانگر تغييرات شگرف در اين عرصه است. يكي از امكانات عمده اي كه فناوري اطلاعات در اختيار فعالان اقتصادي قرارداده است كاهش هزينه هاي بازاريابي ، اطلاع رساني و اطلاع گيري مي باشد.با استفاده از اين ابزار توانمند فعالان اقتصادي ، دسترسي متقاضيان محصولات و خدمات خود را به اطلاعات ساده كرده و آخرين اطلاعات و دقيقترين آنها را با كمترين هزينه در اختياران نه تنها مشتريان داخلي بلكه مشتريان بين المللي قرار مي دهند.

صنايع كوچك و متوسط عمدتا به علت هزينه بر بودن استفاده از پايگاه هاي اطلاع رساني (وب سايت) از يك سو و كمبود نيروي متخصص جهت به روز رساني آن براي استفاده  از اين امكان عمده اطلاع رساني با مشكل مواجه هستند.  از سوي ديگر به علت آشنايي كم با زبان انگليسي و ابزارهاي فناوري اطلاعات از بهره گيري از فوايد فناوري اطلاعات در كشور براي صنايع كوچك و متوسط با معضل رويرو بوده است.

سازمان صنايع كوچك و شهركهاي صنعتي ايران در راستاي اطلاع رساني بهتر و كارآمدتر اقدام به طراحي و واگذاري دفاتر كار الكترونيكي مجازي به صنايع كوچك و متوسط نموده است.

حضور فعال صنايع مستقر در شهركهاي صنعتي و همچنين صنايع كوچك و متوسط كشور نقطه ورود دسترسي به اطلاعات و برقراري ارتباط با تمام واحدهاي موجود در شهركهاي صنعتي و صنايع كوچك و متوسط كل كشور خواهد بود. 

قابل توجه مي باشد كه بدانيم خدمات اين سايت به شكلي ساده و كارآمد ارايه ميشوند. واحدهاي صنعتي عضو اين سايت بدون تقبل هيچگونه هزينه اي از پشتيباني فني و تجاري سازمان صنايع كوچك و شهركهاي صنعتي ايران نيز برخوردار خواهند شد بدين ترتيب كه هر واحد صنعتي مي تواند تنها از طريق عضويت در اين پايگاه صاحب يك دفتر كار مجازي و يك سايت اطلاع رساني شود و از امكاناتي قبيل معرفي محصولات و خدمات خود و تامين نيازهاي ارتباطي و كاري توسط ايميل و تابلوهاي پيام و ...بهره گيرد.سايت اختصاصي هر واحد نيز باعث تامين هويت الكترونيكي واحدها گشته و نقطه تماس اختصاصي براي تعامل با مراجعين واحد صنعتي ميباشد.

براي مشاهده وب سايت مذکور به آدرس www.sme.ir مراجعه شود . 

جهت عضويت در اين سايت نيز كليه واحدهاي صنعتي داراي مجوز از وزارت صنايع مي توانند با تماس با نزديكترين شهرك صنعتي  (مسئول اطلاع رساني شهرك) اقدام به اخذ شناسه كاربري و رمز ورود به سايت نمايند. با كسب اين دو عبارت و ورود آنها در صفحه اول سايت دسترسي به قسمت مديريت وب سايت اختصاصي واحد صنعتي فراهم شده و كاربر مي تواند عكس هاي واحد و محصولات و شرح و قيمت هاي آنها را در سايت درج نمايد.


امكانات دفاتر كار مجازي سايت SME

مروري بر امکانات شبکه تجاري شهرک‌هاي صنعتي
مرکز تجاري (Trade Floor)
مرکز اصلي مشاهده اطلاعات موجود در شبکه مي‌باشد که مراجعه کنندگان عمومي و غير عضو اطلاعات خود را از اين بخش دريافت مي‌کنند. با انجام جستجوهاي مختلف به شرکت و يا محصولات مورد نظر خود مي رسند. و اطلاعات کامل‌تر را در صفحه profile کالا، صفحه آغازين شرکت، صفحه اختصاصي استان يا شهرک پيدا مي‌کنند.

موارد ارائه شده در اين بخش عبارتند از: محصولات، شرکت‌ها، استان‌ها و شهرک‌هاي صنعتي. که در هربخش مراجعه کنندگان مي توانند با مشاهده ليست و يا انجام جستجو به نتايج مورد نظر خود دسترسي پيدا کنند.

صفحه‌ي خانگي (Home Page)
هر شرکتي که عضو شبکه مي‌شود يک صفحه آغازين شخصي به او تعلق مي‌گيرد. اطلاعاتي که در بخش تنظيم اطلاعات شرکت خود وارد کرده در اين بخش نمايش داده مي‌شوند. از اين ميان مي‌توان به اطلاعات دفتر مرکزي، اطلاعات تماس، اطلاعات تجاري و ... اشاره کرد.

اين صفحه براي افراد عادي(افرادي که عضو سيستم نيستند نيز به صورت مستقيم قابل دسترس مي‌باشد.)

مثال:example.sme.ir

بازديد کنندگان از طريق دفتر اعضا مي توانند به صورت مستقيم براي آنها نامه يا کارت معرفي ارسال کنند،

بازديدکنندگان مي‌توانند به صورت مستقيم محصولات شرکت، فايل‌هاي به اشتراک گذاشته شده و لينک‌هاي اينترنتي مرتيط وارد شده توسط صاحب دفتر را مشاهده کنند.

داخل دفاتر
هنگامي که کاربران عضو سيستم وارد سيستم مي شوند، يک سري امکانات در اختيار آنها قرار مي‌گيرد که عبارتند از:

کارت معرفي
کارت‌هاي معرفي ، کارت‌هاي الکترونيکي مي‌باشند که به منظور معرفي يک شرکت به ديگران ارائه مي شود اين اطلاعات شامل اطلاعات ، سمت در محل کار ، و اطلاعات تماس و پيغام کوتاه مي‌باشد.

هنگامي که صاحبان دفاتر کارت معرفي ارسال مي‌کنند اين کارت به صندوق پستي گيرنده ارسال مي‌شود، اما هنگامي که مراجعه کنندگان به صفحات آغازين(افراد غير عضو) کارت معرفي ارسال مي‌کنند ، اين کارتها از طريق گزينه کارت‌هاي معرفي‌هاي دريافتي در دفتر کاربران قابل مشاهده مي‌باشد.

هنگامي که کاربران وارد اين بخش مي‌شوند، ليست کارتهاي معرفي دريافت شده را مشاهده مي کنند، اين ليست اطلاعات مختصري از کارتها را به نمايش مي‌گذارد و کاربران براي مشاهده اطلاعات کامل بر روي لينک جزئيات در مقابل هرکارت کليک کنند. هنگامي که کاربر جزئيات کارت‌هاي معرفي دريافتي را مشاهده مي‌کند مي توانند پاسخي را به آدرس پست الکترونيک ارسال کننده کارت معرفي ارسال نمايد.

در ليست کارتهاي معرفي ارسالي لينکي در نظر گرفته شده تا کاربر بتواند اطلاعات کارت معرفي‌هاي ارسالي دريافتي خود را به دفترچه تماسش بيفزايد. اين عمليات فقط با کليک بر روي لينک در نظر گرفته شده در مقابل هر پيغام انجام مي‌شود.

کاربر مي تواند با کليک بر روي لينک حذف در مقابل هر کارت، آن کارت معرفي را حذف ‌کند.

مديريت محصولات
يکي از اهداف اصلي راه اندازي اين شبکه، بهينه سازي روند ارائه معرفي محصولات براي شرکت‌هاست. اين بخش به کاربران اجازه مي‌دهد که محصولات شرکت خود را در صفحه آغازين شرکت خود و در مرکزتجاري(صفحه آغازين اصلي سايت) به مراجعه کنندگان ارائه کنند.در اين قسمت کاربران مي‌توانند از هريک از محصولات خود يک عکس در اختيار سايت قرار داده تا به بازديدکنندگان ارائه نمايد.

کاربران در اين قسمت به مديريت محصولات خود مي پردازند. کاربر مي‌تواند به ليست محصولات خود محصول بيفزايد يا يک محصول را از ليست حذف کند و يا مشخصات آن را به روز نمايد.

معرفي محصول
در اين بخش کاربران محصولات خود را به ديگران معرفي مي‌کنند. در صفحه آغازين اين بخش کاربران در ليست معرفي محصولات دريافتي و ارسالي مشاهده مي‌کنند يکي از اين ليست‌ها(اول) مربوط به محصولاتي است که از طرف ساير شرکت‌ها ارسال شده است، و ليست دوم مربوط به محصولاتي است که توسط کاربر ارسال شده است.

اين بخش به کاربر اين اجازه را مي‌دهد که محصولات خود را به يک اعضاي يک يا چند صنعت خاص ارسال کند. اين بدان معني است که کاربر نمي‌تواند از اين بخش کاتالوگ محصول خود را به يک شرکت خاص ارسال کند و کاتالوگ محصول به اعضاي يک يا چند صنعت ارسال مي‌شود.



اعلام نياز
کاربران با استفاده از اين بخش مي‌توانند نيازهاي شرکت خود را به اعضاي صنايع ديگر که عضو شبکه مي‌باشند برسانند. براي مثال کاربر مي‌توانند يک درخواست تهيه‌ي نرم افزار حسابداري را به تمام شرکت‌هاي کامپيوتري که عضو اين شبکه هستند، ارسال کند. شرکت‌هاي عضو اين پيغام را دريافت مي‌کنند. و در صورتي که اين محصول را داشته باشند يا تمايل به توليد آن داشته باشند با ارسال کننده پيغام ارتباط برقرار مي‌کنند.

پست الکترونيک
صندوق پست الکترونيک امروزه به يکي از ابزار ضرروري تجارت تبديل شده است. با استفاده از اين ابزار مي‌توان در کمترين زمان و بدون محدوديت زماني با هرکجاي دنيا که نياز باشد ارتباط برقرار کنيم.

به تمام شرکت هاي عضو شبکه يک صندوق پست الکترونيک معادل نام کاربري آنها اختصاص داده مي‌شود.

يکي از امکاناتي که اين بخش در اختيار کاربران قرار مي دهد ارسال نامه گروهي مي‌باشد. کاربران مي‌توانند يک نامه را به گروهي از افراد که آدرس و مشخصات آنها در دفترچه تماس (توسط کاربر) ثبت شده ارسال کند.

صندوق پست الکترونيکي که در اختيار کاربر قرار مي‌گيرد از نوع POP3 بوده و اين قابليت را نيز در اختيار کاربران قرار مي‌دهد که نامه‌هاي خود را بدون مراجعه به دفتر خود چک کنند اين قابليت بايد توسط کاربران فعال شود(پيش فرض غير فعال مي‌باشد).براي اين منظور بايد در پست الکترونيک به بخش انتخاب‌ها مراجعه کرد.

به منظور مديريت بهتر نامه‌ها و دسترسي آسان به آنها، کاربران مي‌توانند نامه‌هاي خود را در شاخه‌هاي مختلف دسته بندي کنند.

يکي ديگر از امکاناتي که به منظور سهولت برقراري ارتباط با طرف‌هاي تجاري خارجي در اختيارکاربران قرار گرفته بخش بررسي املا است، که املاء متن نامه‌هاي که به زبان انگليسي نوشته شده است را انجام مي دهد.

از مزاياي ديگر اين سيستم امکان استفاده از اطلاعات موجود در بخش دفترچه تماس براي تکميل آدرس گيرنده در پست الکترونيک به صورت مستقيم مي‌باشد.

انجمن‌ها
مرکز تبادل اطلاعات يا بحث‌هاي آزاد علمي با دسته بندي بر طبق صنايع مختلف بخش انجمن‌هاي سايت مي‌باشد.

در اين بخش کاربران مي‌توانند سوال‌هاي خود که ارتباط با عناوين انجمن‌ها داشته باشد، را مطرح کنند و کاربران ديگر به آنها پاسخ گويند.

در واقع اين بخش يک تابلو اعلانات مي‌باشد که کاربران مي‌توانند در آن به بحث(البته به صورت offline) بپردازند.

شباهت‌هاي موجود ميان گفت‌وگو و انجمن‌ها:

هر دو ابزار گفت‌وگو بين دو يا چند نفر مي‌باشند.

تفاوت‌هاي ميان برقراري ارتباط از طريق گفت‌وگو و انجمن‌ها:

در ارتباط از طريق گفت‌وگو(chat) طرفين مي‌بايست برخط(online) باشند ولي در انجمن ها عامل همزماني هيچ تاثيري ندارد. در انجمن‌ها کاربر يک موضوع را مطرح مي‌کند و ساير کاربران مي‌توانند در فرصت‌هاي بعدي مراجعه کرده و ابتدا پيغام را مشاهده کنند و سپس اگر پاسخ آن را بدانند به آن پاسخ دهند. کلاً گفت‌وگو به صورت همزمان مي‌ياشد(online) ولي انجمن‌ها غيرهمزمان(offline) يعني کاربران به صورت رودر رو باهم گفت‌وگو نمي‌کنند. گفت‌وگو به صورت خصوصي است که دو يا چند نفر به صورت اختصاصي با هم صحبت مي‌کنند ولي طرفين انتخاب شده (دعوت شده‌اند) ولي در انجمن‌ها پيغام‌ها براي همه قابل مشاهده مي‌باشد. معمولا سئولات و بحث‌هاي عمومي و مفيد يا مطلبي که براي همه سودمند باشد در انجمن‌ها مطرح مي‌شود. البته در گفت‌وگو هم کانال‌هاي وجود دارد که ورود به آنها براي همگان آزاد مي‌باشد ولي پيغام‌هاي رد و بدل شده قابل بازيابي نمي‌باشند.



زمان‌بندي ملاقات
يکي از دستاوردهاي دنياي مجازي اينترنت، حذف فاصله‌هاي مکاني مي‌باشد. شما به راحتي مي‌توانند به صورت بر خط از قاره‌اي به قاره‌ ديگر ارتباط برقرار کنيد. در اين راستا اين شبکه به مشترکين خود اين امکان را مي‌دهد که بتوانند با مشتريان خود نشستي مجازي داشته باشند.

يکي ديگر از امکاناتي که در بخش زمان‌بندي ملاقات درنظر گرفته‌شده دعوت جمعي از افراد به يک جلسه مي‌ياشد اين افراد از طريق پست الکترونيک به جلسه دعوت مي‌شوند مکان جلسه مي‌تواند خارج يا داخل(گفت‌وگوي صوتي يا متني از طريق پيغام رسان) محيط اينترنت باشد.

کاربران مي‌توانند با مراجعه به قسمت تقويم قرارهاي ملاقات آينده خود را مرور کنند.

هنگامي که کاربر در روزي که قرار ملاقات دارد، وارد دفتر مي‌شود در صفحه اول دفتر تعداد قرارهاي ملاقات امروز به او گوش‌زد مي‌شود.

مراجعه کنندگان به صفحه آغازين کاربران مي‌توانند از آنها درخواست وقت ملاقات کنند. اين کار با تکميل فرمي که در صفحه آغازين کاربران بدين منظور در نظر گرفته شده انجام مي‌شود.درخواست کننده هنگام تکميل فرم بايد اين نکته را در نظر بگيرد که گزينه مربوط به اختلاف ساعت و زمان ملاقات را درست تکميل کند که صاحب دفتر بتواند به موقع سر قرار حاضر شود.

دفترچه تماس
دفترچه تماس ابزار مديريت اطلاعات شما از ديگران مي‌باشد. اطلاعاتي که شما درون سرسيد يا دفترچه تلفن خود يادداشت مي‌کنيد در اين بخش به صورت سازماندهي شده‌اي قابل ذخيره مي‌باشد. کاربران مي‌توانند به منظور مديريت و گروه‌بندي بهتر اطلاعات خود، اطلاعات موجود در دفترچه تماس خود را در شاخه‌هاي جداگانه ذخيره کنند.

کاربران در تعداد رکوردهاي موجود در دفترچه تماس خود هيچ محدوديتي ندارند، ولي هرگاه که احساس نياز کنند مي‌توانند از اطلاعات موجود در دفترچه‌تماس خود در قالب Microsoft Outlook نسخه پشتيبان تهيه کنند. اين کار فقط با کليک بر روي لنيکي که به اين منظور در پايين صفحه در نظر گرفته شده انجام مي‌شود. همانطور که در بخش‌هاي قبلي نيز ذکر شد، کاربران مي‌توانند از اطلاعات موجود در دفترچه تماس در بخش‌هاي ديگر نيز استفاده کرد. مثلا هنگام ارسال پست الکترونيک مي‌توان اطلاعات دريافت کننده را از دفترچه تماس دريافت کنند.

جلسه گفت‌وگو
اعضاي شبکه مي‌توانند در جلسات و نشست‌هاي بين دفاتر شرکت کنند. در اين بخش قابليت‌هاي مرسوم برنامه‌هاي پيغام‌رسان همچون فهرست دوستان، گفت‌وگوي خصوصي و عمومي و دريافت و ارسال پيغام‌ها به صورت همزمان ارايه مي‌گردد.

در اين قسمت افراد مختلف از داخل و يا خارج از سيستم با هم به گفت‌وگو و تبادل نظر مي‌پردازند.مسئول يک دفتر مي‌تواند با شخص يا اشخاصي از طريق اين سيستم جلسه و تبادل نظر داشته باشد.

حضور افراد در اين سيستم بصورت بر خط است يعني افراد بايد بصورت هم زمان با هم صحبت کنند و در اين قسمت متن پيام‌هاي رد و بدل شده قابل بازيابي نيستند.

در اين سيستم هر کاربر مي‌تواند براي خود يک کانال(اتاق گفت‌وگوي عمومي) ايجاد کند. و سايرين مي‌توانند به کانال او بصورت آزاد مراجعه کنند. و با او به صحبت و تبادل نظر بپردازند.

ليست وظايف
کاربران مي‌توانند وظايفي که به آنها محول مي شود را در اين قسمت ثبت کنند و اين سيستم موعد انجام کار را به کاربران گوش‌زد مي‌کند. اين مطلب هنگام مراجعه به صفحه اصلي قابل مشاهده است. موارد جزئي‌تر کار نيز با مراجعه به اين بخش قابل مشاهده مي‌باشد.

تقويم
تقويم بصورت شمسي و ميلادي مي‌باشد که کاربران مي توانند آن را مرور کنند و ليست وظايف و کارهاي خود را در آن مشاهده کنند. روزهاي که کاربر قرار ملاقات دارد با رنگي متفاوت قابل مشاهده مي‌باشند در اين تقويم ساعات نيز قابل مشاهده مي‌باشد و ساعت ملاقات را نيز مي‌توان مشاهده کرد.

در قسمتي از اين بخش کاربران مي‌توانند ساعات کاري خود را تنظيم نمايند تا مراجعه کنندگان نتوانند خارج از ساعات کاري از آنها زمان ملاقات درخواست کنند.

مديريت فايل
در اين قسمت کاربران مي‌توانند فايل‌هاي مربوط به کار خود را قرار دهند. فايل‌هاي که در اين قسمت قرار مي‌گيرند براي بازديد کنندگان در صفحه آغازين کاربران قابل مشاهده است، براي اينکه يک فايل در اختيار عموم قرار نگيرد دو راه حل وجود دارد يکي اينکه رمز دسترسي براي فايل تنظيم کنيم و ديگري اينکه فيل را خصوصي کنيم که در اين صورت ديگر در صفحه آغازين قابل مشاهده نخواهد بود. اين دو گزينه هر دو هنگام افزودن فايل قابل تنظيم مي‌باشند.

براي مديريت راحتتر فايل‌ها، کاربر مي‌تواند فايل‌هاي خود را در شاخه‌هاي مختلف نگهداري کند.

دفترچه يادداشت
نکات و موارد مهم را در اين قسمت مي‌توان ذخيره کرد. عملکرد اين قسمت همانند يک دفترچه يادداشت خصوصي مي‌باشد. هيچ محدوديتي در طول و تعداد ياداشت‌ها نيست ولي پيشنهاد مي شود يادداشت‌هاي بلند را در قالب فايل در بخش مديريت فايل ذخيره کرد.

آدرس‌هاي اينترنتي
لينک‌هاي اينترنتي مفيد خود را در اين قسمت مي‌توانيد ذخيره کنيد. کاربر مي تواند لينک هاي مرتبط را در يک شاخه ذخيره کند تا دسترسي به آنها آسانتر باشد. معمولا اين لينک‌ها، لينک سايت‌هاي هستند که در زمينه‌هاي مرتبط با صنعت شرکت کاربر هستند و براي آشنايي بيشتر با کار شرکت توسط کاربر در صفحه آغازين کاربر قرار مي‌گيرد.

راهنما
راهنما و دستور العمل استفاده کاربر از قسمت‌هاي مختلف سايت